Excelで
売上や進捗を
集計できても

「会議用に
どこを抜き出せば
よいのか分からない」

「数字はあるけれど
説明文に
まとめられない」

と困ることがあります。

結論からいうと
Excelファイルを
ChatGPTへ渡し

会議の目的

見るべき指標

比較する期間

要約の長さ

を具体的に伝えれば

会議で確認すべき
数字や変化を整理し

短い要約文に
まとめてもらえます。

ChatGPTは
XLSやXLSX
CSVなどの
スプレッドシートを
分析できます。

ただし
数字から確認できる事実と

数字だけでは
分からない原因を

分けて扱うことが
重要です。

超簡単にいうと

大量の数字から
会議の要点を抜き出す

たとえば
Excelに

月別売上

商品別売上

予算

実績

などが
入っているとします。

ChatGPTへ

「会議で
5分以内に説明できるよう

重要な変化を
3点にまとめてください」

と依頼すれば

大量の表から
確認すべきポイントを
整理できます。

ここでいう要約とは

元データの中から
重要な情報だけを選び

短く分かりやすく
まとめ直すことです。

単なる文章化ではなく

何が増えたか

何が減ったか

どこに差があるか

などを
会議用に整理する
使い方ができます。

最初にExcelを分析しやすい形へ整える

会議資料を
要約する前に

Excelデータの
形を確認します。

OpenAIは
データ分析について

分かりやすい
列名を付け

1行に1件の
レコードを入れる形式を
推奨しています。

レコードとは
1件分の情報を
まとめた1行です。

たとえば

日付

部署

商品名

売上

予算

という列を作り

1件の実績を
1行にまとめます。

途中に
空白行や
複雑な説明文が多いと

どこが
データ本体なのか
判断しにくくなります。

まず
列名とデータ範囲を
確認してください。

ChatGPTへExcelを渡す手順

まず
会議で使う
Excelファイルを
用意します。

次に
ChatGPTへ
ファイルを添付します。

そのあと

「このExcelを
要約してください」

だけではなく

会議で
何を判断したいかまで
伝えます。

たとえば

「このExcelには
月別の売上実績と
予算があります。

営業会議向けに

予算との差

前月からの変化

売上上位の商品

を確認してください。

会議冒頭で読めるよう
300文字程度に
要約してください。

データから
確認できない原因は
推測しないでください」

という形です。

OpenAIも
ChatGPTへの指示は

明確で具体的にし
必要な背景情報を
含める方法を
案内しています。

いきなり文章化せず先に集計を確認する

初心者の場合は
最初から完成文章を
作らせるより

集計結果を
先に確認するほうが
安全です。

まず

「部署別の
売上合計を出して」

と依頼します。

次に

「予算との差を
計算してください」

と進めます。

最後に

「この結果を
会議用の要約に
してください」

と頼みます。

この順番なら

集計が正しいか

文章が適切かを
分けて確認できます。

Excel側では
ピボットテーブルを
使う方法もあります。

ピボットテーブルとは
大量のデータを

項目ごとに
集計しやすくする
Excelの機能です。

Microsoftによると
ピボットテーブルは

データを
計算

要約

分析し

比較や傾向を
確認するために
利用できます。

実例として

月次会議の
要約を作る

例として
架空の売上データを
考えます。

1月
100万円

2月
120万円

3月
90万円

3月の予算
110万円

だったとします。

ChatGPTへ

「月次会議用に
重要な変化を
短くまとめてください。

前月比と
予算との差に
触れてください。

原因は
推測しないでください」

と依頼します。

すると

2月は
1月より20万円増加

3月は
2月より30万円減少

3月実績は
予算を20万円下回る

という
確認可能な事実を
中心に整理できます。

一方

「3月は
営業活動が
不足したため減少した」

とは
売上データだけでは
判断できません。

原因を説明するには

訪問件数

受注件数

客数など

別のデータが
必要です。

会議資料では比較基準を先に決める

会議用の要約では

何と比べるかが
重要です。

たとえば

前月

前年同月

予算

目標

部署平均

などがあります。

比較基準を
指定しないまま

「重要な点を
教えて」

と頼むと

会議で必要ない
数字まで
取り上げる可能性があります。

Excelでは
データを
大きい順や
小さい順に並べ替え

上位や下位を
確認できます。

また
フィルターを使えば

条件に合うデータだけを
一時的に表示できます。

たとえば

「予算未達の
部署だけを見る」

といった確認に
使えます。

会議の目的によって

要約内容を変える

同じExcelでも

営業会議

経営会議

進捗会議では

見るべき情報が
異なります。

営業会議なら

売上

受注

担当者別実績などが
中心になるでしょう。

経営会議なら

全体実績

予算差

大きな変化などを
優先する場合があります。

進捗会議なら

完了件数

未完了件数

期限超過などが
重要になります。

そのため
ChatGPTへ

「誰が参加する会議か」

「何を決める会議か」

まで伝えると
要約の方向を
絞りやすくなります。

箇条書きと文章を

使い分ける

会議資料では
長い文章より

要点を
短く整理したほうが
読みやすい場合があります。

たとえば

「重要事項を
3項目の箇条書きで」

「最後に
100文字程度の
まとめを付けて」

と依頼できます。

逆に
会議冒頭で
読み上げる文章なら

「200文字程度の
自然な文章にして」

と指定します。

OpenAIは
回答のトーンや
形式も

プロンプトで
指定できると
案内しています。

数字の根拠を残しておく

会議用の要約では

文章だけを
作って終わらせず

どの数字を根拠に
書いたのかを
確認できる形にします。

たとえば

「要約の各項目について
根拠となる
列名と数値も
併記してください」

と依頼します。

こうすると

「売上が減少」

という文章について

2月120万円

3月90万円

という根拠を
確認できます。

会議前に
元のExcelと照合すれば

数字の転記ミスにも
気付きやすくなります。

初心者が

失敗しやすい点

1つ目は

「会議資料を
作って」

だけで
依頼することです。

会議の目的や
比較基準がないと

必要な情報を
絞りにくくなります。

2つ目は
原因まで
自動的に説明させることです。

売上減少という事実と

売上減少の原因は
別の情報です。

原因データがなければ

「原因は
確認できません」

と扱うよう
指定してください。

3つ目は
要約内の数字を
確認しないことです。

会議で使う前に

売上

割合

期間

部署名などを
元データと
照合しましょう。

4つ目は
情報量を
増やしすぎることです。

会議で
必要な判断に
直接関係する数字へ
絞ることが重要です。

よくある質問

Excelファイルをそのまま使えますか

対応する環境では
XLSやXLSX
CSVなどを

ChatGPTへ
アップロードして
分析できます。

列名を明確にし
1行1件の形式に
整理しておくと
分析しやすくなります。

会議用に3行だけでまとめられますか

指定できます。

「結論を3行」

「重要事項を3点」

「200文字以内」

など

実際の会議資料に
合わせて
長さを指定してください。

売上上位だけ

抜き出せますか

依頼できます。

「売上上位5商品を
金額付きで
まとめてください」

というように
条件を指定します。

Excel側でも
並べ替え機能を使って

大きい順に
確認できます。

グラフも

一緒に作れますか

ChatGPTの
データ分析では

表やグラフの
作成もできます。

要約文だけでなく

「月別売上の
グラフも作って」

と依頼する方法が
あります。

次にやることは会議の目的を1文で決める

まず
次の会議で

何を確認するのかを
1文で書いてください。

たとえば

「月次売上が
予算どおりか確認する」

という形です。

次に
Excelファイルを
ChatGPTへ添付し

「このExcelから

予算との差

前月からの変化

特に大きな増減

を確認してください。

会議用に
3項目で要約し

各項目には
根拠となる数値も
付けてください。

原因は
データから
確認できる場合だけ
書いてください」

と入力します。

出力されたら
元のExcelを開き

数字と期間が
一致しているか
確認してください。

まとめ

ChatGPTを使えば
Excelデータを分析し会議で確認すべき
重要な数字を
短く要約できます。

重要なのは

会議の目的

比較する基準

見るべき指標

要約の長さ

を具体的に
指定することです。

また
数字から分かる事実と

原因についての推測を
混同しないように
してください。

まずは
次の会議で使う
Excelを1つ選び重要事項を
3点だけ
抽出してもらうところから
始めるとよいでしょう。

参考情報・出典

出典元：
OpenAI Help Center

確認内容：
ExcelやCSVなどの
ファイル分析

表やグラフの作成

分析しやすい
データ構造について

URL：
ChatGPT によるデータ分析

出典元：
OpenAI Help Center

確認内容：
具体的な指示や
背景情報

回答形式の指定方法について

URL：
Prompt engineering best practices for ChatGPT

出典元：
Microsoft Support

確認内容：
ピボットテーブルで
データを集計
分析する方法について

URL：
Create a PivotTable to analyze worksheet data

出典元：
Microsoft Support

確認内容：
Excelデータを
並べ替える方法について

URL：
Sort data in a range or table in Excel

出典元：
Microsoft Support

確認内容：
フィルターで
必要なデータだけを
表示する方法について

URL：
Filter data in a range or table in Excel