Excelで
売上や実績を
集計できても

「数字から
何を書けばよいか
分からない」

「上司へ出す
報告文章に
まとめるのが難しい」

と感じることがあります。

結論からいうと
Excelファイルを
ChatGPTへ渡し

分析する列

比較する期間

文章の用途

文章の長さ

を具体的に伝えれば

Excelデータを
分析したうえで

レポート文章へ
整理してもらえます。

ChatGPTは
XLSやXLSX
CSVなどの

スプレッドシートを
分析でき

データについて
質問したり

表やグラフを
作ったりできます。

ただし
数値から分かる事実と数値だけでは
判断できない原因を混同しないことが
重要です。

超簡単にいうと

数字の意味を
文章にしてもらう

たとえば
Excelに

1月の売上

2月の売上

3月の売上

が入っているとします。

ChatGPTへ

「月ごとの売上を
比較して

増減が分かる
報告文章を
300文字程度で
作ってください」

と依頼します。

すると

どの月が
増えているか

どの月が
減っているか

全体として
どのような動きかを

文章にまとめる
使い方ができます。

ここでいう
レポートとは

データから確認できる
事実や変化を

他の人が
理解しやすい形で
整理した文章です。

まずExcelデータを

整えてから渡す

ChatGPTで
分析しやすくするには

Excel側の
データ構造も重要です。

OpenAIは
データ分析について

分かりやすい
列名を付け

1行に1件の
レコードを入れる
形式を推奨しています。

レコードとは
1件分のデータを
まとめた1行です。

たとえば

日付

商品名

担当者

売上金額

という列を作り

1件の売上を
1行へ入れます。

途中に
空白行や
説明文が大量にあると

どこまでが
分析対象なのか
分かりにくくなります。

可能なら
見出しとデータを
整理してから
アップロードしましょう。

ChatGPTへExcelを渡す手順

まず
分析したい
Excelファイルを
用意します。

次に
ChatGPTへ
ファイルを添付します。

そのうえで

「このExcelの
売上データを
分析してください」

だけではなく

何を比較するのかまで
指定します。

たとえば

「このExcelの
売上データを使い

2026年1月から
3月までの
月別売上を比較してください。

前月から
増えた月と
減った月を示し

社内報告用に
300文字程度の
文章を作ってください。

数値から
確認できない原因は
推測しないでください」

という形です。

OpenAIも
ChatGPTへの指示は

明確かつ具体的にし必要な背景情報を
与えることを
案内しています。

文章を作る前に

集計結果を確認する

いきなり
完成レポートを
作らせるより

先に集計結果を
確認する方法が
分かりやすいでしょう。

まず

「月別売上を
集計してください」

と依頼します。

次に

「前月比も
計算してください」

と頼みます。

前月比とは
前の月と比較して

どれだけ
増減したかを示す
割合です。

その結果を確認してから

「この集計結果を
社内向けの
レポート文章に
してください」

と進めます。

こうすると

集計の間違いと
文章表現の問題を

分けて確認できます。

大量のデータを
自分で集計する場合は

Excelの
ピボットテーブルも
選択肢になります。

ピボットテーブルとは
大量の表データを

項目別に集計して
比較しやすくする
Excelの機能です。

Microsoftによると
ピボットテーブルでは

データの集計

分析

比較などを
行えます。

実例として月次売上レポートを作る

例として
次の架空データを
考えます。

1月
100万円

2月
120万円

3月
90万円

この場合
ChatGPTへ

「1月から3月の
売上推移を説明する
月次レポートを
作ってください。

増減額も触れてください。

原因はデータに
書かれていないため
推測しないでください」

と依頼します。

すると

2月は
1月より20万円増加し

3月は
2月より30万円
減少した

という
確認可能な事実を
中心に文章化できます。

一方

「3月は
客数が減ったため
売上が落ちた」

とは
このデータだけでは
判断できません。

原因を示す
客数データなどが
ないからです。

レポートでは

数字から分かる事実

数字だけでは
分からない原因

を分けることが
大切です。

比較基準まで指定すると文章が具体的になる

「分析してください」

だけでは
見るポイントが
広すぎます。

そのため

前月との比較

前年同月との比較

商品別

担当者別

地域別

予算との差

など

判断基準を
指定しましょう。

たとえば

「売上上位3商品を
確認してください」

「前年同月より
10％以上変化した
項目を取り上げてください」

という形です。

Excelでは
並べ替えを使い

数値を
大きい順や
小さい順に
整理できます。

また
ピボットテーブルでは

合計

件数

平均などの
集計方法を
利用できます。

分析基準が
決まっているなら

Excel側で
集計した結果を
ChatGPTへ渡す方法も
有効です。

読む相手を指定すると文章を調整できる

同じ数字でも
レポートの相手によって

必要な説明は
変わります。

たとえば

経営者向けなら
全体の変化や
重要な指標を中心にします。

現場担当者向けなら
商品別や
担当者別など

行動につながる
情報が必要になる
場合があります。

ChatGPTへ

「部長向けに
簡潔に」

「Excel初心者にも
分かる表現で」

「箇条書きではなく
文章で」

などと指定できます。

OpenAIは
希望する文体や
トーンも

指示に含められると
案内しています。

ChatGPT for Excelを使える環境もある

現在は
ChatGPTを
Excel内から使う

ChatGPT for Excelも
提供されています。

OpenAIによると
Excelのサイドバーから

既存の
スプレッドシートを
理解したり

変更内容を
まとめたりする
使い方ができます。

利用できる
環境や機能は
変わる可能性があるため

実際に使う場合は
OpenAI公式情報を
確認してください。

通常のChatGPTへ
Excelファイルを
アップロードして
分析する方法でも

レポート文章作成は
進められます。

初心者が失敗しやすい点

1つ目は

「このExcelから
レポートを書いて」

だけで
依頼することです。

何を見るべきかが
決まっていないため

必要のない数字まで
取り上げる可能性があります。

比較する期間や
項目を指定しましょう。

2つ目は
数字と原因を
混同することです。

売上減少は
データから確認できても

その原因が
価格なのか
客数なのかは

別のデータがなければ
判断できません。

「確認できない原因は
推測しないで」

と指定すると
区別しやすくなります。

3つ目は
生成された文章の
数字を確認しないことです。

完成後は
元のExcelと比較し

売上

割合

期間

商品名などが
一致しているか
確認してください。

4つ目は
機密情報を
そのまま渡すことです。

会社のデータでは
社内ルールを確認し

個人情報など
不要な情報は
除いてから
利用しましょう。

よくある質問

Excelファイルをそのまま分析できますか

対応する環境では
XLSやXLSXなどを
アップロードして
分析できます。

列名を明確にし

1行1件に
整理しておくと
分析しやすくなります。

グラフも一緒に作れますか

ChatGPTの
データ分析では

表やグラフを
作成できます。

まず数値を確認し

その後に
グラフと文章を
組み合わせる方法も
あります。

レポートの長さを指定できますか

指定できます。

「200文字程度」

「A4半ページ程度」

「要点を3段落で」

など
希望する形を
具体的に伝えてください。

毎月同じ形式で作れますか

同じ列構成なら

同じ依頼文を
使って作成する方法が
あります。

ただし
毎月のデータ内容を
確認したうえで

数字や対象期間が
正しいか
最終確認してください。

次にやることは3項目だけ指定する

まず
レポートに使う
Excelを開き

何を報告したいかを
決めてください。

最初は

対象期間

比較する数字

読む相手

の3点だけでも
構いません。

次に
ExcelをChatGPTへ
添付して

「2026年1月から
3月の売上を
月別に比較してください。

部内報告用として
300文字程度にまとめ

数値から
確認できない原因は
推測しないでください」

と入力します。

文章ができたら
元のExcelを開き

数字と期間が
一致しているか
確認してください。

まとめ

ChatGPTを使えば
Excelデータを分析し

その結果から
レポート文章を
作成できます。

重要なのは

分析する項目

比較する期間

読む相手

文章の長さを
具体的に伝えることです。

さらに
数字から分かる事実と

確認できない原因を
分けて扱うよう
指定しましょう。

まずは
小さなExcelデータで

集計

確認

文章化

の順に試し

完成したレポートの
数字を元データと
照合してください。

参考情報・出典

出典元：
OpenAI Help Center

確認内容：
ExcelやCSVなどの
ファイル分析

表やグラフ作成

分析しやすい
データ構造について

URL：
ChatGPT によるデータ分析

出典元：
OpenAI Help Center

確認内容：
具体的な指示や
背景情報を与える
方法について

URL：
ChatGPT 向けプロンプトエンジニアリングのベストプラクティス

出典元：
OpenAI Help Center

確認内容：
Excel内で
ChatGPTを利用する
機能について

URL：
ChatGPT for Excel and Google Sheets

出典元：
Microsoft Support

確認内容：
ピボットテーブルによる
データの集計
分析について

URL：
Overview of PivotTables and PivotCharts

出典元：
Microsoft Support

確認内容：
Excelデータを
並べ替えて
分析する方法について

URL：
Sort data in a range or table in Excel