ChatGPTでExcelの数字から上司向けコメントを作る方法
Excelで
売上や実績を
まとめられても
「上司には
何を伝えればよいか」
「数字だけ並べても
報告らしくならない」
と悩むことがあります。
結論からいうと
Excelファイルを
ChatGPTへ渡し
比較する数字
報告の目的
読む相手
文章の長さ
を具体的に伝えれば
数字の変化を
上司向けの
短いコメントへ
整理してもらえます。
ChatGPTは
XLSやXLSX
CSVなどの
表データを分析し
傾向や外れ値などを
確認できます。
ただし
数字から分かる事実と
データにはない原因を
混同しないことが
重要です。
超簡単にいうと数字の意味を文章へ変える
たとえば
Excelに
4月売上
100万円
5月売上
120万円
5月予算
130万円
と入っているとします。
数字だけでは
報告として
少し分かりにくいため
ChatGPTへ
「前月と予算を
比較して
部長向けに
100文字程度で
コメントしてください」
と依頼します。
すると
前月より増えた
予算には届いていない
という
数字の意味を整理して
文章にできます。
先にExcelデータを見やすく整える
ChatGPTへ
Excelを渡す前に
データの形を
確認しましょう。
OpenAIは
データ分析では
列名を分かりやすくし
1行に1件の
データを置く形を
推奨しています。
たとえば
月
部署
売上
予算
件数
という列にします。
1行に1件とは
同じ行の中に
1つの記録を
まとめることです。
途中に
空白行や
別の表が混ざると
分析対象を
判断しにくくなります。
上司向けコメントは比較対象を決める
数字を文章にする場合
最初に
「何と比べるか」を
決めることが大切です。
たとえば
前月
前年同月
予算
目標
部署平均
などです。
比較対象がないと
「売上は
120万円でした」
という
事実の読み上げだけで
終わりやすくなります。
一方
「前月100万円から
120万円へ増加した」
とすれば
変化が
伝わりやすくなります。
Excelでは
数値を昇順や
降順に並べ替えて
大きい値や
小さい値を
確認できます。
ChatGPTへExcelを渡す手順
まず
報告に使う
Excelファイルを
用意します。
次に
ChatGPTへ
ファイルを添付します。
その後
次のように
依頼します。
「このExcelの
月別売上を
分析してください。
今月実績を
前月実績
予算
と比較してください。
部長向けに
150文字程度で
結論
数字の根拠
次に確認する点
の順で
コメントを
作ってください。
データから
確認できない原因は
推測しないでください」
OpenAIも
指示について
明確で具体的にし
必要な背景を
伝えることを
案内しています。
最初に数字だけ確認すると安全
いきなり
完成コメントを
作ってもらうより
先に数字を
確認する方法もあります。
まず
「前月との差を
計算してください」
と依頼します。
次に
「予算との差も
出してください」
と頼みます。
計算結果を
Excelと照合したあと
「この結果を
上司向けコメントに
してください」
と進めます。
こうすると
計算結果の確認と
文章表現の確認を
分けて行えます。
実例として月次報告を作る
例として
次の架空データを
考えます。
4月売上
100万円
5月売上
120万円
5月予算
130万円
この場合
5月は4月より
20万円増加しています。
一方
予算より
10万円少ない状態です。
ChatGPTへ
「前月比と
予算差を含めて
上司向けに
簡潔なコメントを
作ってください」
と頼めます。
文章例としては
「5月売上は
120万円となり
前月より
20万円増加しました。
一方
予算130万円に対し
10万円の未達です。
未達要因は
別途確認が必要です」
という形が
考えられます。
ここで
「営業不足が原因です」
などと
書いてはいけません。
売上データだけでは
原因まで
確認できないからです。
原因を書くなら
根拠データも必要
売上が
下がった場合でも
原因には
客数
単価
受注件数
返品
季節要因など
複数の可能性が
あります。
そのため
原因をコメントへ
入れたい場合は
原因を確認できる
別の列やデータも
用意します。
たとえば
売上
来店客数
平均単価
を一緒に分析すれば
どの数字が
変化したかまでは
確認できます。
それでも
因果関係までは
断定できない場合が
あります。
その場合は
「関連が見られる」
「追加確認が必要」
という表現に
とどめましょう。
ピボットテーブルで先に集計する方法もある
データ量が多い場合は
Excel側で
先に集計してから
ChatGPTへ
渡す方法もあります。
ピボットテーブルとは
大量のデータを
項目別にまとめ
合計や比較を
確認しやすくする
Excelの機能です。
Microsoftは
ピボットテーブルを
データの計算
要約
分析に使い
比較や傾向を
確認できる機能と
説明しています。
たとえば
部署別売上
商品別売上
月別売上
を先にまとめれば
コメントの材料を
整理しやすくなります。
上司向けなら
結論を先にする
上司向けコメントでは
数字をすべて
説明する必要はありません。
基本的には
結論
重要な数字
補足
次の確認事項
という順番にすると
読みやすくなります。
たとえば
「売上は前月より増加したが
予算には未達」
を最初に書き
その後に
前月比20万円増
予算比10万円減
という根拠を
付けます。
ChatGPTへも
「結論を先に」
「重要な数字だけ」
「150文字以内」
と指定できます。
初心者が失敗しやすい点
1つ目は
「上司向けコメントを
作って」
だけで
依頼することです。
比較対象や
報告目的がないと
必要な数字を
絞りにくくなります。
2つ目は
コメント内の数字を
確認せず
そのまま使うことです。
金額
割合
月
部署名などは
必ず
元のExcelと
照合してください。
3つ目は
原因を推測させることです。
データにない内容は
「推測しないで」
と指定しましょう。
4つ目は
長く書きすぎることです。
上司が
短時間で読むなら
重要な変化を
1～3点程度へ
絞るほうが
伝わりやすくなります。
よくある質問
Excelファイルを直接分析できますか
対応する環境では
できます。
ChatGPTは
XLSやXLSX
CSVなどを
分析できます。
ただし
利用できる機能は
プランや設定などで
異なる場合があります。
前月比も計算できますか
依頼できます。
比較する月を
具体的に指定して
増減額や
増減率を
計算してもらいます。
結果は
元データでも
確認してください。
コメントの口調も変えられますか
指定できます。
たとえば
「部長向けに
簡潔で丁寧に」
「断定を避けた
報告調で」
と伝えます。
OpenAIも
希望するトーンを
具体的に指定する方法を
案内しています。
毎月同じ形式で作れますか
同じ項目なら
依頼文を
再利用できます。
ただし
対象月や数字は
毎回確認してください。
次にやることは3つの数字を選ぶ
まず
上司へ伝える
Excelを開いて
重要な数字を
3つ選びます。
初心者なら
今月実績
前月実績
予算
で十分です。
次に
ChatGPTへ
Excelを添付して
「今月実績を
前月と予算に
比較してください。
上司向けに
150文字以内で
結論
根拠となる数字
次に確認する点
の順で
コメントを
作ってください。
確認できない原因は
推測しないでください」
と入力します。
最後に
Excelと見比べ
数字が一致しているか
確認してから
利用してください。
まとめ
ChatGPTを使えば
Excelの数字を
上司向けの
短い報告コメントへ
整理できます。
重要なのは
比較対象
報告目的
読む相手
文章の長さ
を具体的に
伝えることです。
また
数字から分かる事実と
原因についての推測を
分けてください。
まずは
今月実績
前月実績
予算
の3つを使い
150文字程度の
コメントを
作るところから
始めるとよいでしょう。
参考情報・出典
出典元：
OpenAI Help Center
確認内容：
ExcelやCSVなどの
ファイル分析と
分析しやすい
データ構造について
URL：
Data analysis with ChatGPT
出典元：
OpenAI Help Center
確認内容：
具体的な指示
背景情報
文体指定の
考え方について
URL：
Prompt engineering best practices for ChatGPT
出典元：
OpenAI Help Center
確認内容：
表データから
合計や平均
傾向などを
分析する機能について
URL：
Extracting Insights with ChatGPT Data Analysis
出典元：
Microsoft Support
確認内容：
ピボットテーブルで
データを集計し
比較や傾向を
確認する方法について
URL：
Create a PivotTable to analyze worksheet data
出典元：
Microsoft Support
確認内容：
Excelの数値を
昇順や降順に
並べ替える方法について
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