ChatGPTでピボットテーブルの集計方法を考えてもらう方法
ピボットテーブルを
作ろうとしても
「合計と平均の
どちらを使うのか」
「行や列には
何を入れればよいか」
と迷うことがあります。
結論からいうと
ChatGPTに
Excelデータと
分析したい目的を伝え
行・列・値の配置と
値の集計方法を
提案してもらうと
ピボットテーブルを
設計しやすくなります。
大切なのは
最初から操作方法を
考えるのではなく
「何を知りたいか」を
先に決めることです。
集計方法とは
数字をどう
まとめるかという意味
ピボットテーブルでは
元データを
商品別
店舗別
月別などに分けて
数値を集計します。
集計とは
複数のデータを
一定のルールで
まとめる処理です。
たとえば
売上金額なら
合計
注文1件あたりの
金額を見たいなら
平均
注文件数なら
個数というように
目的によって
適切な集計方法が
変わります。
Microsoftによると
ピボットテーブルでは
合計
個数
平均
最大値
最小値などの
集計方法を
利用できます。
まず目的を
ChatGPTに伝える
初心者が
つまずきやすいのは
「どの項目を
どこへ置くか」から
考えてしまうことです。
先に
「商品別の
売上合計を見たい」
「店舗ごとの
平均購入額を比べたい」
など
知りたいことを
文章にします。
ChatGPTでは
Excelなどの
スプレッドシートを
読み込ませ
列や計算
グループ化について
質問できます。
たとえば
「商品別の
売上合計を
比較したいです。
行、列、値には
何を配置し
値はどの方法で
集計すればよいか
説明してください」
と依頼します。
合計・平均・個数を
目的で使い分ける
売上金額の
総額を知りたいなら
合計が基本です。
例として
商品Aの売上が
1000円
2000円
3000円
なら
合計は6000円です。
一方で
1件あたりの
売上水準を知るなら
平均を使います。
同じデータなら
平均は2000円です。
注文が何件あったかを
知りたい場合は
個数を使います。
最大値は
最も大きい値
最小値は
最も小さい値を
確認するときに
利用できます。
Microsoftでは
数値フィールドは
原則として合計
非数値データや
空白を含む場合には
個数になることが
あると案内しています。
そのため
売上金額なのに
「個数」と表示されたら
元データが
数値として
認識されているか
確認してください。
行・列・値を
どう決めるか
ピボットテーブルには
主に
行
列
値
フィルター
という領域があります。
Microsoftによると
行には
縦方向に並べる項目
列には
横方向に並べる項目
値には
集計する数値を
配置します。
例として
日付
商品名
店舗名
売上金額
というデータがあり
「商品別の
月間売上を見たい」
とします。
この場合は
行に商品名
列に月
値に売上金額を
配置し
売上金額は
合計で集計する形が
候補になります。
東京店だけを
確認したいなら
店舗名を
フィルターに
配置できます。
ChatGPTで
集計方法を考える手順
まず
Excelファイルの
1行目を確認します。
「日付」
「商品名」
「売上金額」
など
列の意味が
分かる名前にします。
OpenAIは
データ分析では
明確な列名と
1行に1件の
データがある形式を
推奨しています。
次に
Excelファイルを
ChatGPTへ追加します。
そして
「このデータから
店舗別の商品売上を
比較したいです。
ピボットテーブルの
行、列、値
フィルターの配置と
値の集計方法を
理由付きで
提案してください」
と入力します。
提案されたら
Excelで
ピボットテーブルを開き
フィールド一覧から
各項目を配置します。
値の集計方法を
変更したい場合は
値フィールドを
右クリックして
「値の集計方法」や
「値フィールドの設定」
から変更できます。
目的どおりの数字が
表示されれば
基本的な設定は完了です。
売上分析で
集計方法が変わる実例
例として
次の目的を考えます。
「どの商品が
最も売れているか」
売上金額を
比較したいなら
商品名を行
売上金額を値にして
合計で集計します。
しかし
「商品ごとの
1件あたり売上を
比べたい」
のであれば
同じ売上金額でも
平均で集計するほうが
目的に合います。
さらに
「何件売れたか」
を知りたいなら
注文番号などを
個数で数える方法が
候補になります。
同じ元データでも
目的が変われば
適切な集計方法も
変わるということです。
割合を見たいなら
総計に対する比率も使える
金額そのものではなく
「全売上のうち
商品Aが何割か」
を知りたい場合も
あります。
ピボットテーブルでは
通常の合計だけでなく
総計に対する割合として
値を表示できます。
Microsoftでは
値フィールドの設定から
総計に対する
パーセンテージなどの
表示方法へ
変更できると
案内しています。
ChatGPTには
「売上金額だけでなく
全体に占める割合も
見たいです。
どの設定が
適していますか」
と質問すると
目的を整理しやすくなります。
集計方法を
ChatGPT任せにしない
ChatGPTの提案が
常に目的に合うとは
限りません。
たとえば
売上金額を平均にすると
総売上を知りたい場合には
目的から外れます。
また
商品名の個数を数えても
販売数量とは
一致しない場合があります。
1行が
1商品ではなく
1注文を表しているなど
元データの意味で
結果が変わるからです。
分析するときは
1行が何を表すか
どの列を集計するか
合計・平均・個数の
どれが目的に合うか
を確認してください。
OpenAIも
ChatGPTの出力は
確認して利用するよう
案内しています。
ピボットテーブルの
集計方法に関するFAQ
売上金額なら
合計でよいですか？
総売上を
知りたい場合は
合計が基本です。
1件あたりの
売上を知りたいなら
平均のほうが
目的に合います。
合計したいのに
個数になります
元データを
確認してください。
Excelが値を
文字列として
認識している場合などは
個数で集計されることが
あります。
同じ値を
2通りで集計できますか？
可能です。
同じフィールドを
値の領域へ
複数回追加して
一方を合計
もう一方を割合として
表示する方法も
あります。
最大値や最小値も
使えますか？
利用できます。
店舗ごとの
最高売上や
最低売上などを
確認したい場合に
候補になります。
ChatGPTだけで
決めてもよいですか？
最終確認は
自分で行ってください。
ChatGPTには
目的に合う案を
考えてもらい
Excel上の結果が
意図どおりかを
確認する使い方が
適しています。
まず1つの目的で
集計方法を決める
最初は
複雑な分析ではなく
「商品別の
売上合計を見る」
という目的を
1つ決めてください。
Excelを
ChatGPTへ追加して
「商品別の
売上合計を見るには
行と値に
何を配置し
どの集計方法を
使えばよいですか」
と質問します。
回答を参考に
Excelで設定し
元データの合計と
ピボットテーブルの
総計が合っているかを
確認してください。
まとめ
ChatGPTに
ピボットテーブルの
集計方法を
考えてもらうときは
操作方法より先に
分析目的を
伝えることが重要です。
総額なら合計
1件あたりなら平均
件数なら個数など
知りたい内容によって
集計方法は変わります。
また
数値なのに
個数になった場合は
元データの形式も
確認してください。
まず
「何を知りたいか」を
1つ決めて
行・列・値と
集計方法を
ChatGPTへ
質問するところから
始めましょう。
参考情報・出典
出典元：
OpenAI Help Center
確認内容：
Excelなどの
データ分析と
列・計算・グループ化の
指定方法について
URL：
https://help.openai.com/ja-jp/articles/8437071-data-analysis-with-chatgpt
出典元：
OpenAI Help Center
確認内容：
ChatGPTによる
集計や平均値などの
分析機能について
URL：
https://help.openai.com/en/articles/9213685
出典元：
Microsoft Support
確認内容：
合計、個数、平均
最大値・最小値などの
集計方法について
URL：
https://support.microsoft.com/ja-jp/excel/sum-values-in-a-pivottable
出典元：
Microsoft Support
確認内容：
ピボットテーブルの
行、列、値
フィルターへの
配置方法について
出典元：
Microsoft Support
確認内容：
集計方法の変更と
総計に対する割合などの
表示方法について
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