Excelに
商品名や売上金額
問い合わせ内容などを
入力していると

「条件ごとに
自動で分類したい」

と感じることがあります。

1件ずつ
手作業で分類すると
データが増えるほど
負担も大きくなります。

結論からいうと
ChatGPTへ
分類したい列と
分類ルールを伝えれば
Excelで使える
IFやIFSなどの
数式を作ってもらえます。

また
Excelファイルを
ChatGPTへ送って
分類方法そのものを
相談することもできます。

ただし
分類基準が曖昧なまま
自動化すると
意図しない分類が
増える可能性があります。

最初に
「何を基準に
どの分類へ入れるか」
を決めることが重要です。

自動分類とは

条件に応じて

ラベルを付けること

Excelの自動分類とは
セルの値を見て
決められた条件ごとに
カテゴリーを
自動表示する仕組みです。

たとえば
売上金額によって

10万円以上はA

5万円以上はB

それ未満はC

と分類できます。

ほかにも

商品名から
商品カテゴリーを付ける

点数から
評価を付ける

問い合わせ内容から
対応区分を付ける

といった使い方が
考えられます。

数値など
条件が明確なら
Excel関数だけでも
自動分類できます。

一方
自由記述の文章など
判断が複雑な場合は
ChatGPTへ
分類ルールを整理して
もらう方法があります。

2分類なら

IF関数が

分かりやすい

IF関数とは
条件が成立した場合と
成立しない場合で
違う結果を返す関数です。

Microsoft公式でも
IFは条件が
TRUEかFALSEかによって
2つの結果を
返す関数と
説明しています。

たとえば
A2の売上が
10万円以上なら
「高」
それ未満なら
「低」と分類する場合です。

ChatGPTへ

「A2が
100000以上なら高
それ未満なら低と
表示するExcel数式を
作ってください」

と頼めます。

すると

=IF(
A2>=100000,
“高”,”低”)

という形が
候補になります。

まずは
条件が2つだけなら
IFから始めると
理解しやすいでしょう。

3分類以上なら

IFSも候補になる

分類が増えると
IFを何重にも
入れる必要が
出てきます。

そこで
IFS関数が
使える場合があります。

IFSは
複数の条件を
上から順番に確認し
最初にTRUEになった
結果を返す関数です。

たとえば
売上金額を

10万円以上はA

5万円以上はB

それ未満はC

と分類するなら

=IFS(
A2>=100000,”A”,
A2>=50000,”B”,
TRUE,”C”)

という形にできます。

重要なのは
条件の順番です。

5万円以上を
先に判定すると
10万円のデータも
そこでTRUEになるため
意図と違う結果に
なる場合があります。

通常は
厳しい条件から
順番に並べると
考えやすくなります。

同じ値を

分類するなら

SWITCHも使える

数値の範囲ではなく
決まった値によって
分類したい場合は
SWITCH関数も
候補になります。

SWITCHは
1つの値を
複数の候補と比較し
最初に一致した結果を
返す関数です。

たとえば
A2に

東京

大阪

福岡

が入っていて

東京なら東日本

大阪なら西日本

福岡なら九州

と分類する場合です。

ChatGPTには

「A2が東京なら東日本
大阪なら西日本
福岡なら九州と
分類する数式を
作ってください」

と伝えます。

範囲判定ならIFS

決まった値との比較なら
SWITCH

というように
目的によって
使い分けられます。

ChatGPTで

分類式を作る手順

まず
Excelで
分類したい列を
確認します。

次に
分類後の名前を
決めてください。

たとえば

売上金額

10万円以上はA

5万円以上はB

それ未満はC

という形です。

そのあとChatGPTへ

「Excelで
B2の売上金額を
次の条件で
自動分類したいです。

10万円以上はA
5万円以上はB
それ未満はCです。

使える数式と
判定順を
説明してください」

と入力します。

数式が出たら
Excelの
分類結果を表示する
セルへ入力します。

その後
条件が切り替わる
金額を実際に入れて
確認してください。

10万円

99999円

5万円

49999円

などを試し
意図した分類なら
基本的な確認は完了です。

例として

顧客を

3段階に分類する

仮に
B列に
年間購入金額が
入っているとします。

C列へ

20万円以上は
「重要顧客」

10万円以上は
「通常顧客」

それ未満は
「新規候補」

と表示したい場合です。

ChatGPTへ

「B2の購入金額を
3段階に分類する
IFS関数を
作ってください」

と依頼します。

候補は

=IFS(
B2>=200000,
“重要顧客”,
B2>=100000,
“通常顧客”,
TRUE,
“新規候補”)

となります。

その式を
C2へ入力して
下の行へコピーすれば
各行を同じ条件で
分類できます。

ただし
ここで使った分類条件は
あくまで架空の例です。

実際の業務では
自社で決めた
分類基準を
使ってください。

文章を分類するなら

先にルールを

言葉で決める

数値は
条件を作りやすい一方
自由記述の文章は
分類が難しくなります。

たとえば
問い合わせ内容を

返品

配送

商品質問

その他

に分ける場合です。

このとき
「返品という文字が
あれば返品」
のような
単純なルールなら
Excel関数でも
対応できる場合があります。

しかし
文章の意味を読んで
判断する必要があると
単純なIFだけでは
扱いにくくなります。

ChatGPTへ
Excelファイルを
アップロードすれば
行や列を調べたり
分類や変換を含む
データ分析を
依頼できます。

OpenAIは
分析しやすい表として
明確な列名を付け
1行に1件のデータを
配置する形を
推奨しています。

ChatGPTには

分類基準を

先に作らせてもよい

分類ルール自体が
決まっていない場合は

「分類してください」

といきなり頼むより
最初に分類基準を
提案してもらう方法が
分かりやすいでしょう。

たとえば

「問い合わせ内容を
4種類に整理したいです。
まず分類基準だけ
提案してください。
まだデータは
変更しないでください」

と頼みます。

そのあと
分類名と条件を
人が確認します。

問題がなければ

「この基準で
分類する方法を
Excel向けに
作ってください」

と進めます。

分類基準を
人が確認する工程を
入れることで
ChatGPTの判断を
そのまま採用する
リスクを減らせます。

ChatGPT for Excelなら

シート内でも

相談できる

対応する環境では
ChatGPT for Excelを
Excel内の
サイドバーから
利用できます。

OpenAI公式では
自然言語を使って
既存のスプレッドシートへ
質問したり
内容を更新したり
できるとしています。

そのため

「この列を見て
分類列を追加したい」

といった相談も
行えます。

ただし
利用できる機能は
プランや設定
利用環境によって
変わる場合があります。

自動分類では

境界値を

必ず確認する

初心者が
やりがちな失敗は
数式が表示された時点で
正しいと判断することです。

たとえば

10万円以上はA

5万円以上はB

という条件では

10万円ちょうど

5万円ちょうど

をどう扱うかが
重要です。

「以上」と
「より大きい」では
結果が違います。

そのため
分類式を作ったら
境界値を
実際に入力してください。

また
空白セルや
文字が入力された場合を
どう扱うかも
必要に応じて
決めておきます。

複雑すぎる分類は

数式1本に

詰め込まない

分類条件が
10個以上あるような場合
1つの長い数式に
まとめると
修正が難しくなります。

Microsoftも
IFSでは
多くの条件を
正しい順番で
設定する必要があり
多数の条件は
作成や確認
更新が難しくなると
案内しています。

その場合は

分類表を別に作る

検索関数を使う

Power Queryを検討する

など
別の方法が
適している場合があります。

ChatGPTへ

「この分類は
IFSと分類表の
どちらが管理しやすいか
比較してください」

と相談するのも
よいでしょう。

FAQ

数値を

3段階に

自動分類できますか？

できます。

複数の条件を
順番に判定するなら
IFSが候補です。

境界値を
どちらの分類へ
含めるのかまで
先に決めてください。

文字でも

自動分類できますか？

条件が明確なら
可能です。

決まった文字との
一致を判定する場合は
IFやSWITCHなどが
候補になります。

文章の意味まで
判断する分類では
別の方法が
必要になる場合があります。

分類数が多い場合も

IFSでよいですか？

使える場合はありますが
条件が増えるほど
管理しにくくなります。

Microsoftも
多数の条件は
作成や更新が
難しくなると
説明しています。

分類表を作る方法も
検討してください。

Excelファイルを

ChatGPTへ送って

分類できますか？

対応する環境では
.xlsや.xlsx
.csvなどを
アップロードして
分析できます。

業務データなら
個人情報や
機密情報を
送ってよいか
先に確認してください。

ChatGPTが決めた

分類をそのまま

使ってよいですか？

まず分類基準と
結果を確認してください。

特に業務上重要な
判断に使う場合は
人が基準を決め
結果を確認することが
大切です。

まず3分類だけ

作ってみる

最初は
複雑な分類から
始める必要はありません。

Excelで
数値が入っている列を
1つ選びます。

次に

高

中

低

のように
3つの分類と
境界値を決めます。

そのあとChatGPTへ

「B2の数値を
3段階に分類する
Excel数式を
作ってください。
境界値の確認方法も
教えてください」

と入力します。

式ができたら
分類が変わる値を
実際に入れて
結果を確認してください。

まとめ

ChatGPTを使えば
Excelデータを
条件ごとに
自動分類する数式を
作ってもらえます。

2分類ならIF

複数の範囲ならIFS

決まった値との比較なら
SWITCHが
候補になります。

ただし
重要なのは
関数を選ぶことより
分類基準を
明確にすることです。

まずは
1つの列について
3分類程度の
簡単なルールを作り

「この条件で
自動分類する式を
作ってください」

とChatGPTへ
依頼するところから
始めてください。

参考情報・出典

出典元：
Microsoft Support

確認内容：
IF関数による
条件判定と
2種類の結果の
返し方について

URL：
https://support.microsoft.com/en-us/excel/functions/if-function

出典元：
Microsoft Support

確認内容：
IFS関数による
複数条件の分類と
条件順序について

URL：
https://support.microsoft.com/ja-jp/excel/functions/ifs-function

出典元：
Microsoft Support

確認内容：
SWITCH関数による
値ごとの分類について

URL：
https://support.microsoft.com/ja-jp/excel/functions/switch-function

出典元：
OpenAI Help Center

確認内容：
ExcelやCSVの
アップロード
データの変換
推奨される表構造について

URL：
https://help.openai.com/ja-jp/articles/8437071-data-analysis-with-chatgpt

出典元：
OpenAI Help Center

確認内容：
Excel内で
ChatGPTを使い
スプレッドシートを
更新、説明する機能

URL：
https://help.openai.com/ja-jp/articles/20001063-chatgpt-for-excel-and-google-sheets