Excelの顧客名簿で

09012345678

090-1234-5678

０９０１２３４５６７８

のように
電話番号の表記が
ばらばらになることが
あります。

この状態では
検索や重複確認が
しにくくなる場合が
あります。

結論からいうと
ChatGPTへ
現在の電話番号の形式と
統一したい形を伝えれば
Excelの関数を使った
整形方法を
作ってもらえます。

基本は
余分なハイフンなどを
SUBSTITUTEで取り除き
必要なら
LEFT、MID、RIGHTで
同じ位置に
ハイフンを入れます。

ただし
電話番号は
先頭の0が重要です。

Excelへ数値として
入力すると
先頭の0が
消えることがあるため
文字列として扱うことも
重要なポイントです。

電話番号の整理は

表記ルールを

そろえる作業

電話番号の整理では
まず完成形を決めます。

たとえば

ハイフンなし

3桁・4桁・4桁

すべて半角数字

などです。

ここで大切なのは
見た目を
そろえることと
元の番号を
変えないことです。

電話番号は
計算する数字ではなく
識別用の情報として
扱う場面が多いため
先頭の0を保持できる
文字列形式が
使いやすい場合があります。

Microsoftも
電話番号など
先頭に0を含むデータでは
セルを文字列形式にして
入力する方法を
案内しています。

ChatGPTには

元データと完成形を

具体的に伝える

ChatGPTへ

「電話番号を
きれいにして」

とだけ伝えるより

「A列に電話番号があり
ハイフンありと
なしが混在しています。
11桁の番号は
3桁・4桁・4桁で
統一したいです」

と伝えます。

さらに

元のA列は残す

B列に結果を出す

先頭の0を残す

という条件も
付けると
安全に試しやすくなります。

ハイフンを消すなら

SUBSTITUTEを使う

SUBSTITUTE関数は
指定した文字を
別の文字へ
置き換える関数です。

Microsoft公式でも
特定の文字列を
別の文字列へ
置き換える関数として
説明されています。

たとえば
A2に

090-1234-5678

と入っているなら

=SUBSTITUTE(
A2,”-“,””)

とすると

09012345678

という形にできます。

つまり
まず不要な記号を消し
番号だけの状態にしてから
統一形式へ
整える方法です。

ハイフンを

同じ位置へ

入れることもできる

例として
11桁の番号を
3桁・4桁・4桁に
統一するという
業務ルールがあるとします。

B2に

09012345678

と入っていれば

=LEFT(B2,3)&
“-“&MID(B2,4,4)&
“-“&RIGHT(B2,4)

という形で

090-1234-5678

と表示できます。

LEFTは左側から
文字を取り出し

MIDは途中から

RIGHTは右側から
文字を取り出します。

重要なのは
この式を
すべての電話番号へ
機械的に使わないことです。

元データの桁数や
区切り位置が違う場合は
別のルールが
必要になります。

先頭の0が

消えないように

文字列で保存する

電話番号整理で
初心者が特に
注意したいのが
先頭の0です。

Excelは
数値として入力された
先頭の0を
削除することがあります。

Microsoftは
電話番号や
郵便番号などについて
入力前にセルを
文字列形式へ設定すると
先頭の0を
保持できると
案内しています。

新しく電話番号を
入力する列なら

対象列を選択

セルの書式設定を開く

表示形式で
文字列を選ぶ

そのあと番号を入力

という順番にします。

すでに消えた0は

勝手に補わない

すでにExcel上で
先頭の0が
消えている場合は
注意が必要です。

Microsoftによると
書式設定を
あとから変更しても
すでに失われた
先頭の0そのものは
復元されません。

固定桁数だと
確実に分かっているなら
TEXT関数で
0を補う方法もあります。

TEXT関数は
指定した書式で
数値を文字列へ
変換できます。

ただし
元の番号の桁数が
分からない状態で
0を追加すると
別の番号を作る
可能性があります。

元データと
照合できない場合は
「要確認」として
残すほうが適切です。

例として

顧客名簿を

統一してみる

仮にA列へ

09012345678

090-1234-5678

090-1234-5678

という形式が
混在しているとします。

まずB列で

=SUBSTITUTE(
A2,”-“,””)

を使い
ハイフンを除去します。

次にC列で
11桁であることを
確認したうえで

3桁・4桁・4桁の
表示へ整えます。

ここで

元のA列

ハイフンなしのB列

統一後のC列

を並べておくと
番号が変わっていないか
確認できます。

最初は10件程度で
結果を比較してから
対象範囲を
広げてください。

全角数字や

空白の混在も

先に確認する

電話番号には

全角数字

半角数字

全角ハイフン

半角ハイフン

途中の空白

などが混在することも
あります。

見た目が似ていても
Excel上では
別の文字として
扱われる場合があります。

ChatGPTには

「全角数字も混在します」

「空白も削除したいです」

など
実際のデータ例を
数件見せてください。

一度に複雑な式へ
まとめるより
まず表記の種類を確認し
変換ルールを
決めることが大切です。

表示形式だけを

変える方法もある

元データが
数値として正しく
保存されている場合は
ユーザー定義の
表示形式を使う方法も
あります。

Excelでは
表示形式を変えても
セルに保存されている
値そのものは
変わりません。

Microsoftは
電話番号などへ
ハイフンを表示する
ユーザー定義形式も
案内しています。

ただし
これは主に
見た目を変える方法です。

データそのものを
統一した文字列として
別システムへ渡したいなら
関数で整形する方法と
目的が違います。

Excelファイルを

ChatGPTへ送って

形式を確認できる

電話番号が多く
どの形式が
混在しているのか
分からない場合は
Excelファイルを
ChatGPTへ
アップロードできます。

OpenAI公式では
ChatGPTは
.xls、.xlsx、.csvなどの
表計算ファイルを
分析できます。

たとえば

「電話番号列を確認し
どんな表記が
混在しているか
分類してください。
まだ番号は
変更しないでください」

と依頼できます。

電話番号は
個人情報を含む
データになり得るため
業務ファイルなら
アップロードしてよいか
所属先のルールも
確認してください。

FAQ

ハイフンだけを

一括で消せますか？

できます。

SUBSTITUTEで
ハイフンを
空文字へ置き換えれば
削除できます。

先頭の0が

消えるのはなぜですか？

Excelが
電話番号を
数値として
扱うためです。

入力前に
セルを文字列形式へ
設定すると
先頭の0を
保持できます。

消えた0を

後から戻せますか？

元の桁数が
確実に分かる場合は
TEXT関数などが
候補になります。

ただし
書式を変えるだけでは
すでに失われた0は
復元されません。

すべての番号を

同じ位置で

区切ってよいですか？

元データの形式が
同じ場合に限って
使うほうが安全です。

桁数や
区切りルールが違うなら
先に分類してください。

ChatGPTへ

電話番号一覧を

渡せますか？

ExcelやCSVを
アップロードして
分析できます。

実際の顧客情報なら
利用してよいデータかを
先に確認してください。

まず10件だけ

表記をそろえる

最初から
電話番号列全体を
上書きしないでください。

まず10件ほど選び

ハイフンの有無

全角・半角

桁数

先頭の0

を確認します。

そのあとChatGPTへ

「A列の電話番号を
元データを残して
B列へ統一したいです。
まず表記の違いを
整理してください」

と依頼します。

ルールを確認してから
変換式を作り
元の番号と
一致しているかを
確認してください。

まとめ

ChatGPTを使えば
Excelの電話番号を
同じ形式へ整える
数式や手順を
相談できます。

ハイフンの除去には
SUBSTITUTE

文字の位置指定には
LEFT、MID、RIGHTが
候補です。

ただし
最も注意したいのは
先頭の0と
番号の桁数です。

まず元データを残し
10件ほどで
表記パターンを確認してから
統一ルールを
決めてください。

参考情報・出典

出典元：
Microsoft Support

確認内容：
電話番号などで
先頭の0を
保持する方法について

URL：
https://support.microsoft.com/en-US/Excel/keeping-leading-zeros-and-large-numbers

出典元：
Microsoft Support

確認内容：
SUBSTITUTEによる
ハイフンなどの
文字置換について

URL：
https://support.microsoft.com/ja-JP/Excel/functions/substitute-function

出典元：
Microsoft Support

確認内容：
TEXT関数による
数値の文字列化と
表示形式について

URL：
https://support.microsoft.com/en-us/excel/functions/text-function

出典元：
Microsoft Support

確認内容：
文字列形式による
先頭の0の保持について

URL：
https://support.microsoft.com/en-US/Excel/format-numbers-as-text

出典元：
Microsoft Support

確認内容：
表示形式は
セルの値を変えず
見た目だけを
変更することについて

URL：
https://support.microsoft.com/en-US/Excel/get-started/available-number-formats-in-excel

出典元：
OpenAI Help Center

確認内容：
ExcelやCSVの
アップロードと
データ分析について

URL：
https://help.openai.com/ja-jp/articles/8437071-data-analysis-with-chatgpt