ChatGPTでExcelのデータ整理をする方法
Excelにデータが
たまってくると
重複した行や空白
表記のばらつきなどが
気になることがあります。
しかし初心者の場合
どこから整理すればよいか
迷いやすいでしょう。
結論からいうと
ChatGPTへ
Excelファイルを送り
整理したい条件を
日本語で伝えることで
データ整理を
手伝ってもらえます。
ChatGPTは
Excelファイルの内容を
確認したうえで
重複や欠損などを調べ
データの変換や
整理を支援できます。
ただし
何を削除するのか
何を残すのかは
利用者側で確認することが
重要です。
データ整理とは
表を使いやすい形に
整える作業
Excelのデータ整理とは
表の内容を確認し
集計や分析に
使いやすい状態へ
整えることです。
たとえば
重複データの確認
空白セルの確認
表記の統一
不要な行の整理
列の分割
並べ替え
などがあります。
こうした作業は
データクレンジングとも
呼ばれます。
データクレンジングとは
間違いや重複
表記の不統一などを
整理する作業です。
Microsoftも
データ整理の方法として
重複行の削除や
文字列の置換などを
案内しています。
ChatGPTなら
日本語で整理方法を
指示できる
ChatGPTを使う利点は
Excelの詳しい機能名を
知らなくても
目的を説明できる点です。
たとえば
「同じ顧客番号の
重複を調べてください」
「都道府県名の表記を
統一する方法を
教えてください」
「空白になっている
セルを確認してください」
と質問できます。
OpenAI公式では
ChatGPTは
アップロードした
スプレッドシートの
行や列を確認し
データの変換や
分析を実行できると
案内しています。
つまり
初心者の場合は
Excel機能を探す前に
「何を整理したいか」を
具体的に伝える方法が
使いやすいでしょう。
Excelファイルを
ChatGPTへ
送る手順
まず整理したい
Excelファイルを
用意してください。
OpenAI公式では
.xlsや.xlsx
.csvなどの
一般的な表計算形式に
対応しています。
ChatGPTを開いたら
入力欄から
ファイルを添付します。
ファイルを送ったら
最初から
「全部きれいにして」
と頼むよりも
「このファイルの
列名とデータ構造を
確認してください」
と依頼すると
内容を把握しやすくなります。
そのあと
「重複した行を
確認してください」
「空白が多い列を
教えてください」
というように
目的ごとに質問します。
整理後は
変更された内容を
確認してから
実際のデータへ
反映させましょう。
分析しやすい表は
1行1件が基本
ChatGPTで
データを扱う場合は
Excelの表自体も
整理されているほうが
分析しやすくなります。
OpenAI公式では
1行目に
わかりやすい列名を置き
1行につき
1件の記録を入れる形を
推奨しています。
たとえば
顧客データなら
顧客番号
氏名
都道府県
購入金額
という列を作り
1人分の情報を
1行にまとめます。
反対に
1つのシート内へ
関係のない表を
複数置いたり
途中に空白行を
大量に入れたりすると
扱いにくくなります。
まず表の形を
確認してから
整理を依頼すると
進めやすくなります。
例として
重複データを
整理してみる
仮に
顧客名簿のExcelに
同じ顧客番号が
何度も登録されていると
します。
ChatGPTへ
ファイルを添付して
「顧客番号が
重複している行を
確認してください。
削除はせず
候補だけ教えてください」
と質問します。
最初から
削除を依頼しないのが
ポイントです。
同じ顧客番号でも
別の取引を表す行なら
削除してはいけない
可能性があります。
重複候補を確認したあと
本当に不要だと
判断できた行だけを
整理します。
Excel自体にも
重複を削除する
機能があります。
Microsoft公式では
「データ」
「重複の削除」
から対象列を選び
重複データを
削除できます。
重複は
いきなり削除しない
データ整理で
特に注意したいのが
重複の削除です。
Microsoftは
重複データを削除すると
値そのものが
削除されるため
事前に確認することを
勧めています。
一方
重複データを
フィルターで表示すると
重複部分を
一時的に隠すだけです。
つまり
重複の確認
重複の削除
は同じではありません。
初心者の場合は
いきなり削除せず
まず重複候補だけ
確認すると安全です。
Microsoftも
削除する前に
フィルターなどで
結果を確認する方法を
推奨しています。
表記のばらつきも
整理対象になる
データ整理では
重複だけでなく
文字の表記も
確認してください。
たとえば
株式会社ABC
（株）ABC
ABC株式会社
のようなデータがあると
同じ会社でも
別の値として
扱われる可能性があります。
日付についても
2026/09/01
2026年9月1日
など
表示方法が
異なる場合があります。
ただし
見た目が違うだけなのか
元の値まで違うのかは
確認が必要です。
ChatGPTには
「会社名の表記に
ばらつきがないか
候補を調べてください」
と依頼すると
確認作業を
進めやすくなります。
並べ替えや
絞り込みなら
Excelだけでもできる
すべての整理作業で
ChatGPTが必要な
わけではありません。
単純に
売上の高い順に並べる
東京だけ表示する
特定の日付だけ表示する
という処理なら
Excelの並べ替えや
フィルターでも
対応できます。
フィルターとは
条件に合う行だけを
画面に表示する機能です。
Microsoft公式でも
文字や数字の条件を指定し
必要なデータだけを
表示できるとしています。
単純な絞り込みならExcel
何を整理すべきか
分からない場合や
複雑な条件ならChatGPT
という使い分けも
一つの考え方です。
ChatGPTの判断だけで
データを消さない
初心者が
やりがちな失敗は
ChatGPTから
「重複しています」と
言われた行を
すぐ削除することです。
見た目が似ていても
実際には必要な
別データの場合があります。
たとえば
同じ顧客が
別の日に購入した記録なら
氏名が同じでも
削除対象ではありません。
整理するときは
何を重複とするか
どの列を基準にするか
元データを残すか
を最初に決めます。
特に削除を伴う場合は
元ファイルを
コピーしておくと
確認しやすくなります。
FAQ
ChatGPTは
Excelの重複を
見つけられますか？
データを読み込ませて
重複候補を
調べてもらえます。
ただし
どの列を基準に
重複と判断するのかを
明確にしてください。
空白セルも
調べられますか？
確認を依頼できます。
「空白がある行を
一覧にしてください」
など
具体的に質問すると
目的を伝えやすくなります。
Excelファイルを
送らなくても
相談できますか？
できます。
表の構造や
困っている内容を
文章で説明すれば
整理方法を相談できます。
データ量が多い場合は
ファイルを添付したほうが
状況を伝えやすいでしょう。
重複削除は
ChatGPTとExcelの
どちらがよいですか？
目的によります。
重複の基準を
考えたい場合は
ChatGPTへ相談できます。
削除対象が明確なら
Excelの
「重複の削除」を
使う方法もあります。
整理したデータを
そのまま使えますか？
まず内容を
確認してください。
行数や重要な数値
削除されたデータなどを
元ファイルと比べてから
利用することが大切です。
まず元ファイルを
コピーしてから始める
初めて
Excelを整理するなら
まず元ファイルを
複製してください。
次にChatGPTへ
コピーしたExcelを送り
「このデータを
整理する前に
重複、空白
表記のばらつきを
確認してください。
まだ削除はしないでください」
と依頼します。
結果を確認してから
必要な項目だけを
一つずつ整理します。
この方法なら
何が変更されるのかを
確認しながら
作業を進められます。
まとめ
ChatGPTでは
Excelファイルを
アップロードして
重複や空白
表記のばらつきなどを
確認できます。
初心者は
いきなりデータを
削除するのではなく
まず問題の候補を
見つけてもらう方法が
使いやすいでしょう。
特に重複削除は
必要なデータまで
消す可能性があるため
基準の確認が重要です。
最初に
元ファイルをコピーし
「削除せずに
整理が必要な場所を
確認してください」
と依頼するところから
始めてみてください。
参考情報・出典
出典元：
OpenAI Help Center
確認内容：
Excelファイルの
アップロード
データの確認や変換
推奨される表の形式
URL：
ChatGPTによるデータ分析
出典元：
OpenAI Help Center
確認内容：
XLSX、XLS、CSVなど
対応する
ファイル形式について
URL：
対応するファイル形式
出典元：
Microsoft Support
確認内容：
Excelで重複値を
確認、削除する方法と
削除前の注意点
出典元：
Microsoft Support
確認内容：
重複行など
Excelデータを
整理する考え方
出典元：
Microsoft Support
確認内容：
Excelのフィルターで
条件に合うデータを
絞り込む方法
この記事へのコメントはありません。