ChatGPTでExcel在庫管理表を作る方法

「商品の在庫を
Excelで管理したいけれど
どんな表を作れば
いいかわからない」

「入庫や出庫を
毎回手計算するのが
面倒になってきた」

そんなときは
ChatGPTを使って
在庫管理表の設計や
Excel作成を
手伝ってもらえます。

結論からいうと
商品名、入庫数
出庫数などの
管理項目を決めれば
ChatGPTを使って
Excel在庫管理表を
作成できます。

すでにExcel表が
ある場合には
ファイルを読み込ませて
内容を分析する方法も
利用できます。

ただし
AIが作った表を
そのまま運用するのではなく
計算式や入力方法を
人が確認してから
使うことが重要です。

在庫管理表とは

商品の増減を記録する表

在庫管理表とは
商品や備品について

「何があるのか」

「いくつ入ったのか」

「いくつ出たのか」

「現在いくつあるのか」

を管理する表です。

基本的な考え方は
難しくありません。

たとえば
在庫が10個あり
新しく5個入荷し
3個使用したなら

現在庫は

10＋5－3＝12個

となります。

Excelでは
こうした計算を
数式で自動化できます。

ChatGPTは
必要な列や数式を
考えたり
Excelファイルの
内容を分析したりできます。

OpenAIによると
ChatGPTは
.xlsや.xlsx
.csvなどの
スプレッドシートを
分析できます。

最初に決めるのは在庫管理に必要な項目

いきなり

「在庫表を作って」

と頼むより
何を管理したいのかを
先に決めましょう。

初心者向けなら
まず次の項目が
使いやすいでしょう。

・商品コード
・商品名
・現在庫数
・入庫数
・出庫数
・発注点
・備考

発注点とは
「この数量以下なら
追加注文を考える」
という基準です。

商品によって
発注の基準が違うなら
商品ごとに
数値を設定します。

さらに
入出庫の履歴まで
残したい場合は

日付、商品コード
入庫数、出庫数
担当者などを
別のシートで
記録する方法があります。

ChatGPTで作るExcel在庫管理表の手順

まずChatGPTに
管理したい内容を
具体的に伝えます。

例として
次のように依頼します。

「Excelで使える
在庫管理表を
作ってください。

商品コード
商品名
前回在庫
入庫数
出庫数
現在庫
発注点
発注状況の列を
作ってください。

現在庫は
前回在庫＋入庫数
－出庫数で
自動計算してください。

現在庫が発注点以下なら
発注状況に
『要発注』と
表示してください」

このように
列の名前だけでなく
計算方法まで
指定するのがポイントです。

Excelファイルを
作成できる環境なら

「この内容を
.xlsx形式の
Excelファイルにして」

と続けて依頼できます。

ChatGPT Workでは
利用環境によって
スプレッドシートを
新規作成したり
既存ファイルを
編集したりできます。

また現在は
ChatGPT for Excelも
提供されており
Excel内のサイドバーから
自然な文章で
表の作成や更新を
依頼できます。

入出庫を記録すると在庫を追いやすくなる

小規模な管理なら
現在庫を直接
書き換える方法でも
対応できます。

ただし商品数や
更新回数が増えると

「なぜ在庫数が
この数字になったのか」

を確認しにくくなります。

そこで
在庫一覧とは別に
入出庫履歴を
作っておく方法があります。

例として

9月1日
商品A
入庫10個

9月3日
商品A
出庫3個

と記録します。

ExcelのSUMIFS関数を
利用すると
条件に一致する数値を
合計できます。

SUMIFS関数とは
指定した条件に
当てはまる数値だけを
合計するExcel関数です。

Microsoftも
複数条件に一致する値を
合計する機能として
SUMIFSを案内しています。

商品コードごとの
入庫合計と出庫合計を
計算できれば

現在庫＝初期在庫
＋入庫合計
－出庫合計

という仕組みにできます。

具体例で見る

在庫管理の仕組み

例として
事務用品の在庫を
管理するとします。

コピー用紙の
初期在庫が20冊

今月の入庫が10冊

使用した数量が8冊なら
現在庫は22冊です。

発注点を
10冊に設定していれば
まだ発注は不要です。

一方で
現在庫が8冊なら

「現在庫が
発注点以下」

という条件を使って
「要発注」と
表示できます。

さらに
条件付き書式を使えば
要発注の商品だけ
目立たせることもできます。

条件付き書式とは
セルの値に応じて
表示方法を
自動変更する機能です。

Microsoftも
条件によって
セルの書式を変え
情報を見つけやすくする
方法を案内しています。

入力ミスを防ぐ

仕組みも作っておく

在庫表で
起こりやすい失敗は
計算式よりも
入力ミスです。

たとえば

「出庫」を
「出荷」と入力したり

数量欄に文字を
入力したりすると
集計がうまく
動かない場合があります。

Excelの
データの入力規則を使えば
入力できる内容を
制限できます。

データの入力規則とは
セルに入力できる
値や種類を
あらかじめ決める機能です。

Microsoftによると
整数だけを許可したり
選択肢を
プルダウン表示したり
できます。

また在庫一覧を
Excelのテーブルにすると
データの追加や
確認もしやすくなります。

Excelのテーブルは
行と列のデータを
ひとまとまりとして
管理する機能です。

Microsoftでは
範囲を選択して
「テーブルとして書式設定」
を選ぶ方法が
案内されています。

ChatGPT任せにせず数字を確認する

初心者が
注意したいのは

「ChatGPTが作ったから
計算も正しいはず」

と考えないことです。

ChatGPTは
計算式や表の作成を
支援できますが
誤った数式や
意図と違う処理が
入る可能性があります。

OpenAIも
スプレッドシートの
変更や数式について
利用者が確認してから
使用するよう
案内しています。

運用開始前には
架空の商品を使って

10個から始める
5個入庫する
3個出庫する
12個になる

というような
簡単なテストを
行ってください。

計算結果が
手計算と一致すれば
基本部分を確認できます。

Excel在庫管理表のFAQ

Excelが苦手でも

ChatGPTで作れますか？

基本的な在庫表なら
作成を支援してもらえます。

「どんな列が必要か」
という段階から
相談することも可能です。

今使っている

在庫表も確認できますか？

対応している
Excelファイルなら
ChatGPTへアップロードして
分析できます。

「現在庫の計算方法を
確認してください」

など
目的を具体的に
伝えるとよいでしょう。

在庫が減ったら

自動で発注できますか？

通常のExcel在庫表を
作っただけでは
商品は自動発注されません。

Excel上で
「要発注」と表示することと
実際に注文を送信することは
別の処理です。

発注システムとの
自動連携が必要な場合は
利用しているサービス側の
対応状況を確認してください。

大量の商品も

Excelで管理できますか？

管理自体はできますが
商品数、利用人数
更新頻度が増えるほど
入力ミスや同時編集への
対策が重要になります。

複数拠点や
大量の商品を扱う場合は
専用の在庫管理システムも
比較するとよいでしょう。

まず10商品程度で

在庫表を試してみる

初めて作るなら
いきなり全商品を
登録する必要はありません。

まず10商品程度で
商品コード、商品名
初期在庫、入庫
出庫、現在庫
発注点を登録します。

次に
架空の入出庫を
数件入力して
現在庫が正しく
変化するか確認します。

最後に
発注点以下の商品へ
「要発注」が
正しく表示されれば
基本的な仕組みは完成です。

問題がなければ
実際の商品へ
少しずつ広げてください。

まとめ

ChatGPTを使えば
Excel在庫管理表の
項目設計や数式作成を
支援してもらえます。

初心者はまず
商品名、入庫数
出庫数、現在庫
発注点を使った
シンプルな表から
始めるのがおすすめです。

重要なのは
表を作ることより
入出庫をどのように
記録するかを
決めることです。

また完成後には
架空データを使って
計算結果を確認してから
実際の在庫管理に
利用してください。

参考情報・出典

出典元：OpenAI
確認内容：
ChatGPTで対応する
Excelファイルと
データ分析について
URL：ChatGPTによるデータ分析

出典元：OpenAI
確認内容：
Excel内でChatGPTを
使って表を作成・更新する
機能について
URL：ChatGPT for Excel and Google Sheets

出典元：OpenAI
確認内容：
ChatGPT Workでの
スプレッドシート作成と
編集について
URL：Creating and editing documents, spreadsheets, and presentations with ChatGPT Work

出典元：Microsoft
確認内容：
SUMIFS関数による
条件別の集計について
URL：SUMIFS function

出典元：Microsoft
確認内容：
入力できる値を
制限する方法について
URL：Apply data validation to cells

出典元：Microsoft
確認内容：
Excelでテーブルを
作成する方法について
URL：表を作成し、書式設定する