ChatGPTでExcelシフト表を作る方法

「毎月シフト表を
Excelで作るのが大変」

「関数や表の作り方が
よくわからない」

「ChatGPTに
シフト表を作って
もらえるの？」

こうした疑問を
持つ人もいるでしょう。

結論からいうと
ChatGPTを使えば
勤務条件を伝えて
シフト表の作成を
手伝ってもらえます。

Excelファイルを
読み込ませて
内容を確認したり
環境によっては
新しい表を作成したり
直接編集したりする
使い方も可能です。

ただし
勤務条件を入力すれば
常に正しいシフトが
完成するわけではありません。

人員不足や勤務時間
希望休などを
最後に人が確認することが
重要です。

ChatGPTなら

シフト表作りを補助できる

ChatGPTは
文章で伝えた条件をもとに
表を考えたり
Excelデータを
分析したりできます。

OpenAIによると
ChatGPTは
.xlsxや.xlsなどの
スプレッドシートを
読み込んで
表の内容を分析できます。

スプレッドシートとは
Excelのように
行と列を使って
データを整理する
表形式のファイルです。

さらに現在は
ChatGPT for Excelも
提供されています。

これはExcel内の
サイドバーから
自然な文章で
表の作成や更新を
依頼できる機能です。

またChatGPT Workでは
利用環境によって
スプレッドシートを
新規作成したり
既存ファイルを
編集したりできます。

シフト表を作る前に

勤務条件を整理する

ChatGPTに
いきなり

「シフト表を作って」

と頼むだけでは
必要な条件が
わかりません。

先に勤務ルールを
整理しましょう。

たとえば
次の情報です。

・スタッフの名前
・対象となる期間
・勤務時間
・休日の希望
・必要な人数
・連勤の上限
・勤務できない曜日

介護施設などで
早番、日勤、遅番が
ある場合は
それぞれの時間帯も
伝えます。

ここで重要なのは
希望だけでなく
守る必要がある条件も
区別することです。

たとえば

「田中さんは
水曜日を休みたい」

という希望と

「夜勤の翌日は
勤務を入れない」

というルールでは
重要度が異なります。

ChatGPTには

「必ず守る条件」

「可能なら守る希望」

と分けて渡すと
整理しやすくなります。

初心者でもできる

Excelシフト表の作り方

まずChatGPTを開き
対象期間と
スタッフ情報を
入力します。

例として
次のように依頼します。

「5人分の
10月1日から
10月7日までの
シフト表を作ってください。

勤務は
早番、日勤、遅番の
3種類です。

1日につき
各勤務1人以上を
配置してください。

山田さんは
3日を休みにしてください。

連続勤務は
5日以内にしてください。

Excelで見やすい
表形式にしてください」

この段階では
まず生成された表を
確認します。

次に

「縦をスタッフ名
横を日付にしてください」

「早番をE
日勤をD
遅番をL
休みを休と
表示してください」

などと
見た目を調整します。

Excelファイルを
作成できる環境なら

「この内容を
.xlsx形式で
作成してください」

と指定します。

.xlsxとは
現在広く使われている
Excelファイル形式です。

すでにシフト表が
ある場合は
そのExcelファイルを
ChatGPTへ添付して

「この形式を維持して
11月分を作ってください」

と依頼する方法もあります。

ただし利用できる機能は
プランや端末
ワークスペース設定で
異なる場合があります。

具体例で見る

シフト作成の流れ

例として
4人のスタッフで
シフトを作るとします。

勤務区分は

早番 7時から16時
日勤 9時から18時
遅番 11時から20時

とします。

さらに

Aさんは月曜休み
Bさんは早番不可
Cさんは金曜休み
Dさんは遅番不可

という条件を
ChatGPTへ伝えます。

この場合
単にスタッフ名だけを
入力するより

「Bさんに早番を
割り当てない」

「Dさんに遅番を
割り当てない」

という禁止条件まで
明確にすると
希望に近い表を
作りやすくなります。

完成後は

「各スタッフの
勤務日数を数えて」

「勤務回数に
大きな偏りがないか
確認して」

と追加で依頼すると
チェックにも使えます。

AI任せにせず

完成後に必ず確認する

ChatGPTで
シフト表を作るときの
大きな注意点は
生成結果をそのまま
確定しないことです。

AIは入力した条件を
見落としたり
条件同士の矛盾を
正しく処理できなかったり
する可能性があります。

たとえば

「全員週2日休み」

「毎日3人必要」

という条件でも
スタッフ数によっては
両立できません。

ChatGPTが表を
出力したとしても

必要人数を
満たしているか

希望休が
反映されているか

勤務時間に
問題がないか

連勤が
長すぎないか

を確認してください。

Excelでは
入力規則を利用して
入力できる値を
制限することもできます。

入力規則とは
セルに入れられる内容を
あらかじめ決める機能です。

Microsoftによると
「早番・日勤・遅番・休」
などをリスト化して
プルダウンから
選択する使い方ができます。

また条件付き書式を使えば
セルの内容によって
表示を変えることも可能です。

条件付き書式とは
決めた条件に応じて
セルの見た目を
自動変更する機能です。

ChatGPTでの

シフト表作成FAQ

Excelが苦手でも作れますか？

基本的な表であれば
専門的なExcel知識が
なくても始められます。

まず勤務条件を
文章で伝えて
表を作ってもらい
必要な部分を
修正していく方法が
わかりやすいでしょう。

今あるExcel表も使えますか？

対応している
.xlsxや.xlsファイルなら
ChatGPTへ
アップロードして
分析できます。

既存のレイアウトを
利用したい場合は

「この表の形式を
維持してください」

と具体的に
伝えてください。

ChatGPTだけで自動的に公平なシフトにできますか？

公平さの基準を
指定する必要があります。

勤務日数なのか
休日数なのか
夜勤回数なのかで
公平の意味は変わります。

「各スタッフの
勤務日数の差を
1日以内にする」

など
判断できる条件にして
伝えるとよいでしょう。

シフト変更にも

利用できますか？

利用できます。

たとえば

「山田さんが
10日に休むため
他の条件をなるべく
変えずに調整して」

と依頼できます。

ただし変更後も
人数や勤務条件を
再確認してください。

まず1週間分のシフトを試しに作る

初めて使うなら
いきなり1か月分を
作るよりも

まず3人から5人程度で
1週間分のシフトを
試してみましょう。

スタッフ名
勤務区分
希望休
必要人数を
ChatGPTへ入力します。

表が完成したら
条件が守られているかを
1日ずつ確認してください。

問題がなければ
次に1か月分へ
広げる方法が
失敗を減らしやすいです。

まとめ

ChatGPTを使えば
勤務条件を文章で伝えて
Excelシフト表の作成を
補助してもらえます。

既存のExcelファイルを
読み込ませて
内容を確認することも
可能です。

重要なのは
スタッフ名だけでなく
希望休や必要人数
勤務できない時間などを
具体的に伝えることです。

そして完成した表は
そのまま使わず
人数や休み
勤務時間などを
人が確認してください。

まずは
1週間分の簡単な表を
作ってみるところから
始めるとよいでしょう。

参考情報・出典

出典元：OpenAI
確認内容：
ChatGPTで対応する
Excelファイル形式と
データ分析について
URL：ChatGPT によるデータ分析

出典元：OpenAI
確認内容：
Excel内でChatGPTを
利用する方法について
URL：ChatGPT for Excel and Google Sheets

出典元：OpenAI
確認内容：
スプレッドシートの
作成・編集について
URL：Creating and editing documents, spreadsheets, and presentations with ChatGPT Work

出典元：Microsoft
確認内容：
Excelの入力規則と
プルダウンについて
URL：Apply data validation to cells

出典元：Microsoft
確認内容：
Excelの条件付き書式の
設定方法について
URL：条件付き書式を使用してExcel内の情報を強調表示する